Lean Office – 5S in Büro und Verwaltung

Helmut Gräfen

Industriekaufmann
Organisationsexperte
5S Spezialist
Führungskräftecoach
Senior Berater

+49-2407 908990-14

Helmut.Graefen@team-babel.de

Werden Sie effektiver!

Nach Untersuchungen des Fraunhofer-Instituts (*1) „Lean Office 2006“ und „Lean Office 2010“ lassen sich interessante Rückschlüsse ziehen. Danach werden Schätzungen zufolge bis zu 30% der aufgewendeten Arbeitszeit im Bereich Verwaltung unproduktiv verschwendet. In der Untersuchung werden die folgenden Punkte von den Mitarbeitern genannt:

Als Verschwendungen im Bürobereich gelten (*2):

Suchen von Unterlagen oder Suche nach abgelegten Dokumenten

Warten auf Mitarbeiter

Warten auf Informationen oder Kollegen

Überarbeitungen durch unklare Zuständigkeiten

Die Datenstruktur im Computer ist unübersichtlich, großer Suchaufwand

Zu spät in Meetings, Beamer funktioniert nicht mit Notebook

Angefangene Aufgaben bleiben liegen und geraten in Vergessenheit

Verantwortlichkeiten sind nicht eindeutig geklärt und intransparent

Warten auf Entscheidungen

Korrigieren fehlerhafter Unterlagen, unvollständig ausgefüllter Formulare

Doppelarbeiten durch schlecht abgestimmte Prozesse

das Lesen und Bearbeiten unnützer Informationen

Rückfragen durch unklar formulierte Mitteilungen

unklare oder schlecht gestaltete Schnittstellen, die zu Informations- und Zeitverlusten führen

*1 Institut für Produktionstechnik und Automatisierung
*2 dazu gehören unter anderem: Administration, Projektarbeit, Produktentwicklung, Marketing, Vertrieb, Dienstleistungserbringung

Wichtige Prinzipien von Lean im Büro:

Just-in-time: Eine Dienstleistung wird zum benötigten Zeitpunkt in der benötigten Menge zum benötigten Zeitpunkt in der benötigten Menge gefertigt, ohne Puffer oder Lagerbestände zu schaffen. Um dies zu realisieren, benötigen Betriebe
Das Fluss-Prinzip (Wertstrom): Sind Verschwendungen erst einmal weitgehend beseitigt, Arbeitsabläufe verbessert und Schnittstellen überprüft, soll es zu einem kontinuierlichen Fluss kommen, bei dem Arbeitsschritte richtig miteinander verzahnt sind und reibungslos ineinander übergehen oder aufeinander folgen, so dass nur kurze Wartezeiten entstehen und wenig Bestände aufgebaut werden.
das Takt-Prinzip: Die Vermittlung und Bearbeitung von Informationen sollen im Gleichklang getaktet werden. Mit Zeitvorgaben, ähnlich der Produktion, im Fluss und mit kürzesten Durchlaufzeiten.
das Pull-Prinzip (ziehen): Das bedeutet, die Arbeit so zu organisieren, dass Leistungen erst erstellt werden, wenn der nachfolgende Prozess, die nachfolgende Abteilung oder der Kunde sie verlangt.
die Null Fehler Strategie: Statt Nachbearbeitungsabteilungen einzurichten, soll es Ziel sein, dass zu keinem Zeitpunkt Fehler gemacht werden, die unbemerkt weitergereicht werden und zu zeitaufwändiger Korrektur führen.

Was bringt Ihnen das:

Transparente Abläufe – Konzentration auf das Wesentliche
Zufriedene und motivierte Mitarbeiter
Reduktion der Durchlaufzeiten
Vermeidung von Doppelarbeit
Reduktion von Fehlerquoten
Einhalten von Lieferterminen
Reduktion von Nacharbeit und Reklamationen
Stabile Prozesse und klare Schnittstellen
Hoher Anteil wertschöpfende Tätigkeiten
Bis zu 30% mehr Effizienz -das sind pro Mitarbeiter bis zu 60 Arbeitstage pro Jahr

Jedes Unternehmen ist einzigartig und braucht eine individuelle, angepasste Beratung.

Wir beraten Sie gerne!

Rufen Sie direkt an:+49-2407-90 89 90 12 oder senden eine Mail

Unsere Vorgehensweise in Abstimmung mit unseren Kunden:

Feststellen des Ist-Zustandes (gemeinsames Bild erhalten)
Definieren des Soll- Zustandes
Läßt sich dieser Soll-Zustand auf Zielerereichung überprüfen (Kennzahlen)?
Definition der Regelbesprechungen und festlegen, was am Ende des Meetings als Ergebnis vorliegen soll
Unterstützung bei der Planung und Konzipierung
Auswahl der Tools und Methoden
Erstellen eines realistischen Projektplans , etablieren des Projektlenkungsteams
Begleitung und Controlling während der Umsetzungsphase
Evaluation der Umsetzung und kontinuierliche Verbesserung