Lean Office – 5S in Büro und Verwaltung

Effizienzsteigerung in der Verwaltung

Helmut Gräfen

Industriekaufmann
Organisationsexperte
5S Spezialist
Führungskräftecoach
Senior Berater

+49-2407 908990-14

Helmut.Graefen@team-babel.de

 

Werden Sie effektiver!

Nach Untersuchungen des Fraunhofer-Instituts (*1) „Lean Office 2006“ und „Lean Office 2010“ lassen sich interessante Rückschlüsse ziehen. Danach werden Schätzungen zufolge bis zu 30% der aufgewendeten Arbeitszeit im Bereich Verwaltung unproduktiv verschwendet. In der Untersuchung werden die folgenden Punkte von den Mitarbeitern genannt:

Als Verschwendungen im Bürobereich gelten (*2):

    • Suchen von Unterlagen oder Suche nach abgelegten Dokumenten
    • Warten auf Mitarbeiter
    • Warten auf Informationen oder Kollegen
    • Überarbeitungen durch unklare Zuständigkeiten
    • Die Datenstruktur im Computer ist unübersichtlich, großer Suchaufwand
    • Zu spät in Meetings, Beamer funktioniert nicht mit Notebook
    • Angefangene Aufgaben bleiben liegen und geraten in Vergessenheit
    • Verantwortlichkeiten sind nicht eindeutig geklärt und intransparent
    • Warten auf Entscheidungen
    • Korrigieren fehlerhafter Unterlagen, unvollständig ausgefüllter Formulare
    • Doppelarbeiten durch schlecht abgestimmte Prozesse
    • das Lesen und Bearbeiten unnützer Informationen
    • Rückfragen durch unklar formulierte Mitteilungen
    • unklare oder schlecht gestaltete Schnittstellen, die zu Informations- und Zeitverlusten führen

*1 Institut für Produktionstechnik und Automatisierung
*2 dazu gehören unter anderem: Administration, Projektarbeit, Produktentwicklung, Marketing, Vertrieb, Dienstleistungserbringung

Fördermittel

Wichtige Prinzipien von Lean im Büro:

  • Just-in-time: Eine Dienstleistung wird zum benötigten Zeitpunkt in der benötigten Menge zum benötigten Zeitpunkt in der benötigten Menge gefertigt, ohne Puffer oder Lagerbestände zu schaffen. Um dies zu realisieren, benötigen Betriebebabelino_AnzugHemd_72dpi
  • Das Fluss-Prinzip (Wertstrom): Sind Verschwendungen erst einmal weitgehend beseitigt, Arbeitsabläufe verbessert und Schnittstellen überprüft, soll es zu einem kontinuierlichen Fluss kommen, bei dem Arbeitsschritte richtig miteinander verzahnt sind und reibungslos ineinander übergehen oder aufeinander folgen, so dass nur kurze Wartezeiten entstehen und wenig Bestände aufgebaut werden.
  • das Takt-Prinzip: Die Vermittlung und Bearbeitung von Informationen sollen im Gleichklang getaktet werden. Mit Zeitvorgaben, ähnlich der Produktion, im Fluss und mit kürzesten Durchlaufzeiten.
  • das Pull-Prinzip (ziehen): Das bedeutet, die Arbeit so zu organisieren, dass Leistungen erst erstellt werden, wenn der nachfolgende Prozess, die nachfolgende Abteilung oder der Kunde sie verlangt.
  • die Null Fehler Strategie: Statt Nachbearbeitungsabteilungen einzurichten, soll es Ziel sein, dass zu keinem Zeitpunkt Fehler gemacht werden, die unbemerkt weitergereicht werden und zu zeitaufwändiger Korrektur führen.

Was bringt Ihnen das:

  • Transparente Abläufe – Konzentration auf das Wesentliche
  • Zufriedene und motivierte Mitarbeiterbusinessfrau blättert in einem buch
  • Reduktion der Durchlaufzeiten
  • Vermeidung von Doppelarbeit
  • Reduktion von Fehlerquoten
  • Einhalten von Lieferterminen
  • Reduktion von Nacharbeit und Reklamationen
  • Stabile Prozesse und klare Schnittstellen
  • Hoher Anteil wertschöpfende Tätigkeiten
  • Bis zu 30% mehr Effizienz -das sind pro Mitarbeiter bis zu 60 Arbeitstage pro Jahr

Jedes Unternehmen ist einzigartig und braucht eine individuelle, angepasste Beratung.

Wir beraten Sie gerne!

Rufen Sie direkt an:+49-2407-90 89 90 12 oder senden eine Mail

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Unsere Vorgehensweise in Abstimmung mit unseren Kunden:

  • Feststellen des Ist-Zustandes (gemeinsames Bild erhalten)
  • Definieren des Soll- Zustandes
  • Läßt sich dieser Soll-Zustand auf Zielerereichung überprüfen (Kennzahlen)?
  • Definition der Regelbesprechungen und festlegen, was am Ende des Meetings als Ergebnis vorliegen soll
  • Unterstützung bei der Planung und Konzipierung
  • Auswahl der Tools und Methoden
  • Erstellen eines realistischen Projektplans , etablieren des Projektlenkungsteams
  • Begleitung und Controlling während der Umsetzungsphase
  • Evaluation der Umsetzung und kontinuierliche Verbesserung
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Planung:

Am Anfang steht die Idee, was man erreichen möchte. Das heißt, der Soll-Zustand (Ziel) sollte dann nach der SMART-Methode festgelgt  und gecheckt werden. Und dann beginnt die eigentliche Planung, nämlich in welchen Schritten kommen wir von dem momentanen Zusand zu unserem definierten Soll-Zustand.

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Do= Tun:

Das Tun ist das Abarbeiten der geplanten einzelnen Schritt auf dem Weg zu unserem gewünschten Ergebnis

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Check = Überprüfung:

Überprüft werden an dieser Stelle, haben die eingesetzten Einzelschritte / Maßnahmen zum gewünschten Ziel geführt. Wenn das nicht der Fall ist, oder wir so nicht an das Ziel gelangen, kommt der nächste Schritt

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Act = handeln:

wenn die erreichten Ergebnisse nicht die gewünschten sind, müssen wir etwas anderes tun, andere Methoden oder  Wege finden, die uns näher an unser Ziel bringen und auch den Soll-Zustand aufrecht erhalten.