Arbeitsabläufe mit Outlook optimieren

Arbeitsabläufe mit Outlook optimieren

Helmut Gräfen

OneNote und Outlook Experte
Industriekaufmann
Organisationsexperte

+49-2407 908990-14

Helmut.Graefen@team-babel.de

 

Outlook kann deutlich mehr als mailen – Nutzen Sie das vorhandene Potenzial

Wie viel Potenzial in Outlook steckt, um sich selbst, das Team und das Unternehmen zu organisieren, ist nicht in allen Unternehmen bekannt. In aller Regel wird Outlook nur als Mailprogramm und Kalendarium genutzt.

Dabei kann Outlook deutlich mehr. Wir wollen Ihnen dabei helfen, aus Outlook alles herauszuholen, was Ihnen in Ihrer täglichen Arbeit nützlich ist. Dabei sehen wir drei Handlungsfelder mit folgenden Fragestellungen:

Arbeitsorganisation 

    • Gibt es strukturierte und automatisierte Ablagekonzepte in Outlook?
    • Bilden Sie Ihre Stellvertreterregelungen für Urlaub und Krankheit in Outlook ab?
    • Nutzen Sie Besprechungs- und Aufgabenanfragen in Outlook?
    • Archivieren Sie Ihre Mails und Termine automatisch?

Richtlinien für die elektronische Kommunikation im Unternehmen

    • Haben Sie eine Betreffkultur im Unternehmen definiert?
    • Ist klar definiert, welche Mails an wen gehen?
    • Wissen alle Mitarbeiter, wie mit Besprechungsanfragen und Aufgabenanfragen umgegangen wird?
    • Wie werden Verteilerlisten genutzt?

Persönliche Kommunikation der Mitarbeiter und Umgang mit der Mail- und Aufgabenflut

    • Welche Mails muss ich wirklich lesen?
    • Welche Mails kann ich getrost löschen und welche sind wichtig?
    • Welche Mails erzeugen welche Arbeitsaufträge?
    • Welche Zeitmanagementtheorien kann ich sinnvoll in meinem Outlook umsetzen?

Es lohnt sich für Sie, sich mit diesen Themen zu beschäftigen. Das Verbesserungspotenzial für Ihr Unternehmen ist beträchtlich.

Fördermittel

Arbeitsabläufe
verbessern

-Anregungen-

Mails umwandeln

Mails direkt aus dem Posteingang in einen
Termin oder eine Aufgabe umwandeln

Verknüpfungs-
leiste nutzen

Legen Sie Verknüpfungen für
Outlook-Ordner, Dateiordner,
Ordner, Dateien und Webressourcen
in die Verknüpfungsleiste

Aufgaben nutzen (1)

Elektronische To-Do-Listen mit
Fälligkeiten und Erinnerungen führen

Aufgaben nutzen (2)

Aufgaben übertragen  – Vorgesetzte zu Mitarbeiter oder gegenseitig im Team

Automatische Mailablage

Mit dem Regelassistent automatische Mails nach bestimmten Vorgaben in andere Ordner verschieben

Kategorien nutzen

Individuelle Kategorien mit oder ohne Farben erstellen und Outlook-Elementen zurordnen

Mit Ansichten arbeiten

Eigene Ansichten erstellen, z.B. gruppiert nach Kategorien oder Zuständigkeiten

Auf Ordner von anderen zugreifen

Eigene Ordner für den Zugriff von Kolleginnen und Kollegen berechtigen.
Freigegebene Ordner von Vorgesetzten und/oder Kollegen am eigenen Arbeitsplatz einsehen.

Konsequent mit Besprechungsanfragen arbeiten

Kalender diszipliniert in Outlook führen und Meetings
ausschließlich über Besprechungsanfragen organisieren

Automatisch archivieren

Mails, Termine und andere Outlook-Elemente
zeitgesteuert automatisch archivieren

Wie können wir Sie unterstützen?

  • In einem Workshop mit Entscheidern und Key-Usern sprechen wir die drei Handlungsfelder Arbeitsorganisation, Richtlinien und Persönliche Kommunikation anhand der Outlook-Funktionalitäten an
  • Unklare Abläufe beziehungsweise Prozesse werden identifiziert
  • Die zu Ihrem Unternehmen passendenTools werden ausgewählt
  • Unternehmensinterne Richtlinien werden benannt
  • Eine ToDo-Flipchart mit den offenen Aufgaben/Maßnahmen wird mit verantwortlichen Mitarbeitern und Fälligkeiten erstellt
  • Dieses FlipChart dient als Arbeitsgrundlage für Sie
  • Bei der Umsetzung und Beschreibung der Prozesse unterstützen wir Sie gerne
  • Der Einsatz eines Projektlenkungsausschusses (inklusive externem Berater) hat sich oft als sehr hilftreich erwiesen
  • Wir arbeiten mit dem PDCA-Zyklus (siehe unten)

Jedes Unternehmen ist einzigartig und braucht eine individuelle, angepasste Beratung.

Wir beraten Sie gerne!

Sie haben Fragen?

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Planung:

Am Anfang steht die Idee, was man erreichen möchte. Das heißt, der Soll-Zustand (Ziel) sollte dann nach der SMART-Methode festgelgt  und gecheckt werden. Und dann beginnt die eigentliche Planung, nämlich in welchen Schritten kommen wir von dem momentanen Zusand zu unserem definierten Soll-Zustand.

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Do= Tun:

Das Tun ist das Abarbeiten der geplanten einzelnen Schritt auf dem Weg zu unserem gewünschten Ergebnis

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Check = Überprüfung:

Überprüft werden an dieser Stelle, haben die eingesetzten Einzelschritte / Maßnahmen zum gewünschten Ziel geführt. Wenn das nicht der Fall ist, oder wir so nicht an das Ziel gelangen, kommt der nächste Schritt

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Act = handeln:

wenn die erreichten Ergebnisse nicht die gewünschten sind, müssen wir etwas anderes tun, andere Methoden oder  Wege finden, die uns näher an unser Ziel bringen und auch den Soll-Zustand aufrecht erhalten.