Strategien zur Bewältigung der Mailflut

Arbeitsabläufe mit Outlook optimieren

Helmut Gräfen

Industriekaufmann
Organisationsexperte
Führungskräftecoach
Key Account Manager

+49-2407 908990-14

Helmut.Graefen@team-babel.de

Strategien mit System

Wir entwickeln mit Ihnen Strategien zur Bewältigung Ihrer Mail- und Aufgabenflut und prüfen, welche klassischen Zeitmanagementmethoden wie beispielsweise die Eisenhower-Methode sich in Outlook praxisnah umsetzen lassen. Aber auch moderne Ansätze wie „Getting Things Done (GTD)“ von David Allen schauen wir uns an. Eine Mischung von Zeitmanagementmethoden und Outlook-Funktionalitäten bringt Sie Ihrem Ziel näher, sich deutlich weniger von der Mailflut stressen zu lassen.

Wir werden uns mit folgenden Schwerpunkten beschäftigen:

    1. Persönlicher Arbeitsstil
    1. ALPEN-Technik
    1. Konzentration auf das Wesentliche
    1. Das Pareto-PrinzipBabelino_Profil
    1. Die Eisenhower-Methode
    1. Grobe Prioritäten setzen
    1. Persönliches Kommunikationsverhalten
    1. Kommunikationsverhalten im Team
    1. Ablage- und Ordnungssystem
    1. Automatismen in Outlook

10 Tipps für den Alltag

Tipp 1

Lesen und beantworten Sie nur alle 2 Stunden Ihre Mails

Tipp 2

Bearbeiten Sie Ihre Mails immer  im Block, zu geplanten Zeiten

Tipp 3

Schalten Sie die Desktopbenachrichtigung  für  ankommende  Mails ab

Tipp 4

Handeln Sie häufiger nach dem Sofortprinzip

Tipp 5

Arbeiten Sie nach dem AHA-Prinzip nach L. Seiwert
A
bfall = Mails sofort löschen
H
andeln = Kleinigkeiten sofort erledigen. Alles andere in Termine und Aufgaben umwandeln und  terminieren
A
blage = ablegen bzw. archivieren

 

Tipp 6

Arbeiten Sie verstärkt mit Aufgaben und Fälligkeiten

 

Tipp 7

Formulieren Sie Ihren Mailbetreff kurz und prägnant

Tipp 8

Schreiben Sie kurze Mailtexte in klaren Worten

Tipp 9

Behandeln Sie immer nur ein Thema in einer Mail

Tipp 10

Werben Sie auch bei Ihren Kollegen und Geschäftspartner für diese Tipps

Wie können wir Sie unterstützen?

  • In einem Workshop erarbeiten wir die vorhandenen Potenziale
  • Unternehmensinterne Richtlinien werden benannt und vereinbart
  • Eine ToDo-Liste mit den offenen Aufgaben/Maßnahmen werden mit verantwortlichen Mitarbeitern und Fälligkeiten auf Flipchart (OneNote) erstellt
  • Dieses FlipChart dient als Arbeitsgrundlage für Sie
  • Der Einsatz eines Projektlenkungsausschusses (inklusive externem Berater) hat sich oft als sehr hilftreich erwiesen
  • Wir arbeiten mit dem PDCA-Zyklus (siehe unten)

Jedes Unternehmen ist einzigartig und braucht eine individuelle, angepasste Beratung.

Wir beraten Sie gerne!

Sie haben Fragen?

0 + 7 = ?

1
2
3
4
1

Planung:

Am Anfang steht die Idee, was man erreichen möchte. Das heißt, der Soll-Zustand (Ziel) sollte dann nach der SMART-Methode festgelgt  und gecheckt werden. Und dann beginnt die eigentliche Planung, nämlich in welchen Schritten kommen wir von dem momentanen Zusand zu unserem definierten Soll-Zustand.

2

Do= Tun:

Das Tun ist das Abarbeiten der geplanten einzelnen Schritt auf dem Weg zu unserem gewünschten Ergebnis

3

Check = Überprüfung:

Überprüft werden an dieser Stelle, haben die eingesetzten Einzelschritte / Maßnahmen zum gewünschten Ziel geführt. Wenn das nicht der Fall ist, oder wir so nicht an das Ziel gelangen, kommt der nächste Schritt

4

Act = handeln:

wenn die erreichten Ergebnisse nicht die gewünschten sind, müssen wir etwas anderes tun, andere Methoden oder  Wege finden, die uns näher an unser Ziel bringen und auch den Soll-Zustand aufrecht erhalten.