Strategien zur Bewältigung der Mailflut
Helmut Gräfen
Industriekaufmann
Organisationsexperte
Führungskräftecoach
Key Account Manager
+49-2407 908990-14
Helmut.Graefen@team-babel.de
Strategien mit System
Wir entwickeln mit Ihnen Strategien zur Bewältigung Ihrer Mail- und Aufgabenflut und prüfen, welche klassischen Zeitmanagementmethoden wie beispielsweise die Eisenhower-Methode sich in Outlook praxisnah umsetzen lassen. Aber auch moderne Ansätze wie “Getting Things Done (GTD)” von David Allen schauen wir uns an. Eine Mischung von Zeitmanagementmethoden und Outlook-Funktionalitäten bringt Sie Ihrem Ziel näher, sich deutlich weniger von der Mailflut stressen zu lassen.
Wir werden uns mit folgenden Schwerpunkten beschäftigen:
- Persönlicher Arbeitsstil
- ALPEN-Technik
- Konzentration auf das Wesentliche
- Das Pareto-Prinzip
- Die Eisenhower-Methode
- Grobe Prioritäten setzen
- Persönliches Kommunikationsverhalten
- Kommunikationsverhalten im Team
- Ablage- und Ordnungssystem
- Automatismen in Outlook
Wie können wir Sie unterstützen?
- In einem Workshop erarbeiten wir die vorhandenen Potenziale
- Unternehmensinterne Richtlinien werden benannt und vereinbart
- Eine ToDo-Liste mit den offenen Aufgaben/Maßnahmen werden mit verantwortlichen Mitarbeitern und Fälligkeiten auf Flipchart (OneNote) erstellt
- Dieses FlipChart dient als Arbeitsgrundlage für Sie
- Der Einsatz eines Projektlenkungsausschusses (inklusive externem Berater) hat sich oft als sehr hilftreich erwiesen
- Wir arbeiten mit dem PDCA-Zyklus (siehe unten)
Jedes Unternehmen ist einzigartig und braucht eine individuelle, angepasste Beratung.
Wir beraten Sie gerne!
Planung:
Am Anfang steht die Idee, was man erreichen möchte. Das heißt, der Soll-Zustand (Ziel) sollte dann nach der SMART-Methode festgelgt und gecheckt werden. Und dann beginnt die eigentliche Planung, nämlich in welchen Schritten kommen wir von dem momentanen Zusand zu unserem definierten Soll-Zustand.
Do= Tun:
Das Tun ist das Abarbeiten der geplanten einzelnen Schritt auf dem Weg zu unserem gewünschten Ergebnis
Check = Überprüfung:
Überprüft werden an dieser Stelle, haben die eingesetzten Einzelschritte / Maßnahmen zum gewünschten Ziel geführt. Wenn das nicht der Fall ist, oder wir so nicht an das Ziel gelangen, kommt der nächste Schritt
Act = handeln:
wenn die erreichten Ergebnisse nicht die gewünschten sind, müssen wir etwas anderes tun, andere Methoden oder Wege finden, die uns näher an unser Ziel bringen und auch den Soll-Zustand aufrecht erhalten.
